วัยทำงานทั้งหลายกำลังประสบปัญหาแบบนี้หรือเปล่าคะ เปิดสัปดาห์มาแต่ละที ก็ต้องเจอกับกองทัพอีเมลล์ที่นอนยุ่งเหยิงอยู่ในอินบ๊อกซ์ของคุณ มีทั้งเรื่องงาน อีเมลล์ฟอร์เวิร์ดขำๆซึ้งๆ โดยเฉพาะอีเมลล์หางานที่แสนจะกวนใจ ส่งมาจังเลยรำคาญจะแย่ ชนิดที่กว่าจะเริ่มงานได้ต้องเสียเวลาเคลียร์อีเมลล์ไปไม่น้อยเพื่อให้เป็นระเบียบ ซึ่งแทนที่อีเมลล์จะเป็นผู้ช่วยสารพัดประโยชน์ให้กับการทำงาน กลับกันอาจเพิ่มอาการปวดหัวให้กับเราอย่างไม่รู้ตัว เพราะกว่าจะเคลียร์อีเมลล์ได้จบสิ้นต้องเช็คดูก่อนว่าเป็นของเพื่อนเราส่งมาหรือไม่ มีสาระอะไรหรือเปล่า อันไหนเป็นเรื่องงานบ้าง ดังนั้นเรามาดูกันดีกว่าจะจัดการเคลียร์อีเมลล์เหล่านี้ได้อย่างไร

1. วางแผนการเช็คอีเมลล์
ตรวจสอบว่าในแต่ละวัน มีอีเมลล์เข้ามาในอินบ๊อกซ์มากน้อยแค่ไหน เพื่อเป็นตัวกำหนดความถี่ว่าควรจะเช็คและเคลียร์อีเมลล์บ่อยแค่ไหน อย่างน้อยๆ ก็น่าจะเช็คและเคลียร์อีเมลล์ทุกวัน วันละครั้ง โดยอาจเลือกเป็นตอนก่อนเริ่มงาน เพราะช่วงเช้าของวันเป็นช่วงที่สมองกำลังว่าง และมีสมาธิในการอ่านและตอบอีเมลล์มากที่สุด ที่สำคัญหากมีอีเมลล์สำคัญเข้ามา คุณจะได้วางแผนการทำงานของวันที่เหลือได้ตั้งแต่เนิ่นๆ ส่วนใครที่มีอีเมลล์เข้ามาหามากหน่อย อาจจะเพิ่มเป็น 2  ครั้งต่อวัน ตอนก่อนเริ่มงานและหลังเลิกงาน เพื่อที่จะได้ไม่พลาดทุกอีเมลล์สำคัญ การกำหนดเป็นช่วงเวลาแน่นอนจะทำให้ง่ายต่อการทำงาน ไม่ต้องคอยพะวักพะวงเช็คและเคลียร์อีเมลล์ทั้งวันให้เสียเวลา
 
2. หยุดส่งเสียงเตือน
บางคนตั้งระบบเตือน ไม่ว่าจะเป็นเสียงหรือเด้งขึ้นหน้าจอเวลาที่มีอีเมลล์เข้ามา ล้วนทำให้เสียสมาธิเวลาทำงาน ต้องคอยเข้าไปเปิดเช็คและเคลียร์อีเมลล์ทั้งๆ ที่อาจจะไม่สำคัญ เป็นอย่างนี้ก็ไม่ต้องทำงานกันพอดี
 
3. ทำความสะอาดเสมอ
หลังจากที่เปิดอ่านเรียบร้อยแล้ว อย่าเพียงแค่อ่านแล้วปล่อยผ่านไป อันไหนไม่สำคัญก็เคลียร์อีเมลล์ทิ้งไปเสีย หากสำคัญก็ติดดาวหรือฟอร์เวิร์ดต่อไปให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง ส่วนฉบับไหนที่ต้องดาวน์โหลดก็ควรทำเลยในการเปิดครั้งเดียว นอกจากจะประหยัดเวลาไม่ต้องเปิดเข้ามาอ่านและเคลียร์อีเมลล์อีกครั้งแล้ว ยังป้องกันความเสียหายจากการล้มละลายทางอีเมลล์ที่จู่ๆ บัญชีของคุณก็ล็อกอินเข้าไปดูไม่ได้ ข้อมูลสำคัญที่อยู่ในนั้นก็พลอยมีปัญหาไปด้วย

4. จัดระเบียบอีเมล
มีอีเมลล์ตั้งแต่สิบหลักและหลักร้อยวิ่งเข้าหาเราในแต่ละวัน ฉบับไหนที่ตอบไม่ได้ในทันที ต้องรอปรึกษาฝ่ายอื่น หรือฉบับไหนที่ต้องจัดเก็บไว้เป็นข้อมูล ก็ควรเคลียร์อีเมลล์ด้วยการแยกประเภทให้เรียบร้อย เช่น การติดธงหรือตั้งเป็นโฟลเดอร์ประเภทต่างๆ เพื่อง่ายต่อการกลับมาเปิดดูอีกครั้ง
 
5. อย่าได้แคร์
เชื่อเถอะว่าอีเมลล์บางฉบับไม่เปิดอ่านหรือไม่ส่งต่อก็ไม่เป็นไร เช่น อีเมล์ที่เขียนว่า “ถ้าไม่อ่านโชคร้ายตลอดไป” หรือ “คุณต้องส่งต่อจำนวนกี่คนถึงจะโชคดี” หรือ “ห้ามลบอีเมลนี้นะ” อย่าได้สนใจ เคลียร์อีเมลล์เหล่านี้ทิ้งไปเถอะ อย่าเก็บไว้ให้รกหรือส่งต่อให้เป็น Junk Mail ให้คนอื่นอีกเลย
 
6. เซย์กู๊ดบายจดหมายข่าว
เลิกรับสิ่งที่ไม่เป็นประโยชน์หรือจดหมายข่าวจากเจ้าไหนก็ตามที่คุณเองก็ไม่เคยเปิดอ่านสักที เพราะนอกจากจะทำให้เปลืองพื้นที่ในอินบ็อกซ์แล้ว ยังต้องเสียเวลามานั่งลบนั่งเคลียร์อีเมลล์ แถมบางอันอาจเป็นอีเมลล์ที่พกพาไว้รัสมาด้วย
 
7. เรียกหาผู้ช่วย
มีโปรแกรมประเภท “สแปม ฟิลเตอร์” ที่ช่องกรองเคลียร์อีเมลล์ขยะให้พ้นจากเมลบ็อกซ์ของเราอัตโนมัติ หรือตั้งกฎในการรับอีเมลล์ได้ หากมีอีเมลที่เข้าข่ายว่าเป็นขยะ โปรแกรมจะจัดส่งให้ลงไปอยู่ในถังขยะทันที
 
8. ไม่ส่งพร่ำเพรื่อ
เวลาเคลียร์อีเมลล์ควรคิดกันสักนิดก่อนกดส่งต่อ เพราะอาจกลายเป็นเมลล์ขยะของคนอื่นๆ ที่สำคัญเมลล์บางประเภท การส่งแต่ละครั้งอาจไปลดพื้นที่ว่างในอินบ็อกซ์ มันจึงเต็มไวกว่าปกติ
 
9. ใช้งานให้เหมาะสม
การใช้งานอีเมลล์ไม่ได้เหมาะกับทุกเรื่อง  เรื่องสำคัญหรือต้องการการอธิบายควรคุยกันแบบ Face – to –Face หรือผ่านการโทรศัพท์จะดีกว่า จะได้ไม่ต้องมานั่งเสียเวลาเคลียร์อีเมลล์ให้ปวดหัวปวดตาเปล่าๆ

ที่มา : M2F

———————————————–